O guia definitivo de como melhorar sua produtividade

Tempo de leitura: 18 minutos

Ser produtivo é um grande desafio para qualquer pessoa. Para brasileiros, particularmente, quase um pesadelo. A definição macro de produtividade coloca na balança variáveis como infraestrutura e educação. Portanto, neste quesito estamos bem mal, o que é uma pena. Atualmente, um trabalhador no Chile chega a produzir o dobro de um brasileiro. No México, é quase 90% mais. Um trabalhador americano, por exemplo, produz 5 vezes mais que um brasileiro.

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Se você não se arrepiou lendo isso, talvez a inércia esteja te dominando. E isso é muito sério. Perceba que a produtividade do brasileiro vem CAINDO ao longo dos anos. Isso é extremamente grave. E você e eu fazemos parte dessa estatística maldita.

Para mudarmos esse quadro terrível, precisamos assumir quem nós somos. Se nós não tivermos a capacidade de nos olhar no espelho e assumir nossas imperfeições, jamais seremos capazes de trabalhá-las ao ponto de nos tornarmos uma pessoa melhor.

Assumir quem nós somos é o primeiro grande passo
O Brasileiro não é produtivo. Não apenas pela falta de infraestrutura, educação e pelos baixos salários. O brasileiro é culturalmente uma pessoa dispersa, procrastinadora e preguiçosa. Se você realmente quer sua startup crescendo, sendo reconhecida por outros empreendedores, etc, você precisa necessariamente ser uma pessoa mais produtiva.

No Brasil, falar de produtividade é pior que briga entre torcidas de futebol ou política. E isso ilustra com perfeição a necessidade urgente de mudança de hábitos e cultura para sermos pessoas melhores. Sim, nós podemos e devemos ser pessoas melhores — não apenas pelo nosso trabalho, mas pelas pessoas que estão ao nosso redor.

Além dos fatores culturais, o país não ajuda. Temos feriados em excesso(além da famosa emenda de feriados na quinta e terça), mais dias de férias que muitos países desenvolvidos(30 dias, remunerado, é sim uma eternidade) e o legado dos cargos públicos nos faz viver em marcha lenta. Este é o quadro geral da nossa nação.

Bem, assumindo que nós somos ruins de produtividade(produzimos menos e trabalhamos mais que um americano, por exemplo), vamos buscar algumas formas de solucionar isso e mudar essa cultura nojenta começando por nós mesmos.

Está preparado para um choque de realidade? Se sim, siga a leitura. Se não, pode voltar para a capa do Ego :(

Estudos afirmam que criar um hábito não é algo fácil. Precisamos de ao menos 30 dias repetindo uma rotina para transformá-la em hábito. A tristeza é que 7 dias seguidos descumprindo essa rotina são suficientes para acabar com o hábito criado. Isso nos leva ao começo de tudo. É impossível dar um passo sequer sem planejamento. Portanto, a primeira coisa a fazer é planejar, pois sem esse planejamento, a rotina se perderá, não haverá disciplina e nunca criaremos um hábito.

Planeje sua semana e seus dias
Planejar é elementar. Quem não planeja acaba rendendo menos, trabalhando mais e vira um bombeiro apagador de incêncidos a vida inteira. Quem planeja, antecipa situações, é mais focado e disciplinado e se torna capaz de controlar com mais autoridade as situações porque adentra nelas com mais preparo e visão. Simples assim.

E, para planejar, recomendo o uso da tecnologia. Apps como Asana ou Wunderlist podem ajudar muito na organização, priorização e listagem de tarefas. Antes de começar o dia ou a semana, anote tudo o que você precisa fazer, marque a data que essa determinada tarefa precisa estar pronta e ordene por prioridade(uma conta que vence hoje é mais importante que ir ao mercado fazer compras amanhã).

Além disso, o uso do calendário vai ajudar muito a ter um panorama geral das suas atividades ao longo dos dias e semanas. Assim, você será capaz de enxergar melhor o quão atarefado está e se é possível ou não assumir mais responsabilidades por este ou aquele período de tempo. O Asana, por exemplo, tem integração com o Sunrise, um excelente aplicativo de calendário que recomendo bastante. Todos os apps que mencionei são gratuitos, então não se preocupe em caso de falta de grana.

Quando passamos a planejar nossos dias, automaticamente começamos a nos organizar melhor. É natural. Por isso, a organização é o segundo passo rumo a produtividade dos sonhos.

Organização, a força maior da eficiência
Após nos habituarmos a planejar os dias e semanas, muita desordem já desaparece naturalmente. Mas não tudo. Por isso, é muito importante seguir em frente. E, também naturalmente, a organização acaba sendo o segundo passo. Eu acredito na mitologia que a cada e-mail que você responde, dois novos e-mails aparecem na caixa de entrada. Por isso, desde que comecei a usar o Mailbox minha vida mudou. Ele me ajuda não apenas a priorizar, mas organizar os e-mails com objetivo de zerar a inbox mais rápido. Além de app para iOS e Android, ele possui uma versão para MacOS. Com ele, você verá como otimizar o tempo respondendo e-mails mantendo-os organizados.

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Além do Mailbox, um aplicativo essencial é o Evernote. Nele é possível fazer anotações, gravações de áudio e uma série de outras coisas. É um app altamente recomendado para quem gosta de escrever ou fazer anotações em geral. O Evernote também permite gerar listas, salvar bookmarks e várias outras funções bacanas. Eu não uso todas, mas é um app muito recomendado para ajudar na organização dos pensamentos. Colado com o Evernote, como se fossem gêmeos siameses, temos o MindNode. Este app é um verdadeiro organizador mental. É possível, de forma fácil e intuitiva trazer para o “papel” aquela bagunça que um brainstorm faz na sua mente.  Sem dúvidas um fiel companheiro no dia-a-dia.

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Se você não lê, este é mais um hábito a ser mudado. Leitura é elementar para avançar. Se você não tem costume de ler, já é um milagre encontrá-lo aqui. Mesmo assim, quero incentivar você a ler cada vez mais. As vezes, deixar aquele monte de artigos abertos em abas acaba não sendo a melhor solução. Ficamos dispersos. Os favicons ficam mexendo. O site faz aquele reload maroto. E isso reduz nossa produtividade. Por isso usar o Pocket é uma boa saída. Ele guarda as leituras para você e, no final do dia ou logo cedo, você pode abrí-lo e ler aquele artigo que você achou interessante. Se você não curtir o Pocket, você pode usar um leitor padrão, como o DIGG Reader, Feedly e similares. São bons produtos que separam bem os blogs que você segue. Ajuda a diminuir a dispersão ao longo do dia.

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Tenha foco naquilo que você está fazendo
A idéia é construir uma imagem de você mesmo sendo uma pessoa com bastante foco por tempo suficiente usando pequenos hacks como “feche todos os outros aplicativos” até você começar a ter um histórico de foco ao ponto das pessoas passarem a acreditar que de fato você é uma pessoa focada. Parece loucura, mas eventualmente isso se transforma num reforço importante para o caminho natural para se manter uma pessoa focada e menos distraída. Como Nietzche disse, “não há atores, apenas ações”.

Primeiramente, não dispense pequenas ações como essa. Manter um conjunto de pequenas ações aplicadas fielmente manterão você no caminho certo para o foco.

Trabalhe em poucas grandes coisas por vez. Se você tem muito o que fazer, escolha 2 ou 3 coisas, no máximo, que você realmente está preocupado e precisa entregar e ignore o resto. Isso pode significar ignorar alguns hobbies(tipo jogar FIFA na hora do almoço) e até mesmo alguns relacionamentos(ir ver o Cruzeiro no Mineirão). Lembre-se, todas as decisões são reversíveis, mas não existe foco total sem o mínimo de comprometimento e “sacrifício”.

Ter foco total não significa ser capaz de trabalhar enquanto deveria descansar. Quando você entrar num momento de improdutividade(aquele momento que você entra no Facebook), não tente realizar tarefas de baixa prioridade. Ao contrário, tenha certeza que você está “gastando tempo” de forma improdutiva(isso, agora você pode acessar o Ego). Manter o foco não é trabalhar obsessivamente em alguma coisa ao ponto de dar aquela famosa “fritada”. Por isso, certifique-se que durante o seu dia haja momentos deliberados de pausa(agora sim o FIFA 15 pode chegar). Ao contrário de se perder com muita coisa para fazer ou abrir mão das prioridades para fazer algo não produtivo, programar pausas ao longo do dia é essencial para se manter atraído às prioridades obtendo ciclos de foco profundos e de maior qualidade. Resumindo, uma coisa é você fazer o famoso alt-tab durante uma período de foco total e outra coisa é você programar pausas para ventilar o cérebro ao longo do dia.

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Oriente sua mente a ter o cumprimento de metas como objetivo. Sempre que embarcar numa nova tarefa, tenha certeza de qual é o objetivo da mesma e o que você realmente deseja fazer com ela e, assim, conduza suas ações sempre tendo o objetivo como o centro da execução daquela tarefa. Não se preocupe se os objetivos não estiverem tão perfeitamente corretos, pois mesmo com a idéia de alcançá-los, havendo alguma mudança no percurso bastará alinhar o objetivo novamente.

Falo isso porque o alto nível de foco precisa de um objetivo, uma meta. Tipo uma obsessão. Passar por objetivos específicos com muito foco significa fazer as coisas acontecerem(GTD), o que permite partir para o próximo objetivo focando na próxima tarefa. O efeito disso é que você se torna uma pessoa que foca em alcançar os objetivos traçados sem se entediar ou distrair porque sabe que assim que alcançar um objetivo já terá um próximo logo em seguida.

Foco é disciplina. Se você achou essas considerações relevantes, passe a confiar mais na técnica do Pomodoro. Estava falando dela o tempo todo. Perceba como é possível ter um foco completo em UMA coisa só durante 25 minutos, mesmo sendo algo que você tema.

Trocando em miúdos, escolha apenas uma tarefa para fazer por vez. Você pode ser aquele cara multitarefa quando der uma pausa para jogar o FIFA e apertar vários botões ao mesmo tempo. Mas quando estiver focado por 25 minutos seguidos, faça apenas a tarefa que você se propôs a fazer. E, mesmo que você não termine a tarefa nesses 25 minutos, tenha 5 minutos de pausa e depois continue pelos próximos 25 minutos. Simples assim.

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Depois de um tempo, você dará conta que se ter menos distrações durante o tempo que você estiver focado(recomenda-se 25 minutos de foco total), menor será sua lista de tarefas quando fizer um intervalo(5 de descanso e assim por diante). Para fechar o tema foco, lembre-se de usar ferramentas que auxiliem sua performance. O Desktime, por exemplo, registra TUDO o que você faz no computador. É ótimo para nos manter na linha. Além dele, temos o RescueTime que possui função semelhante. Lembre-se, é encorajador ou vergonhoso ver como anda nosso progresso.

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É importante ter consciência de como estamos gastando nosso tempo em dias como estes onde temos tantas distrações a um clique de distância.

Cuidar do corpo é cuidar da sua mente(e da sua criatividade)
A prática de exercícios físicos já foi apregoada como a cura para quase tudo na vida, desde depressão, perda de memória, Alzheimer, Parkinson e muito mais. Ao mesmo tempo, semelhantemente ao tema do descanso, é possível perceber algum conhecimento científico a respeito do que de fato exercitar-se pode fazer com nosso corpo e cérebro.

“Sim, sim, já sei disso tudo, aquela coisa da endorfina que me faz sentir bem é o motivo de incentivar a fazer exercícios, certo?” é o que vem a minha cabeça quando um bípede coloca esse assunto na mesa. Mas talvez, parar para analisar aqui e ali aprofundando mais sobre o tema seja algo que você nunca tenha feito de verdade.

A maioria de nós sabe alguma coisa sobre o que acontece conosco quando nos exercitamos. Nós desenvolvemos nossos músculos ou mais estamina. Nós sentimos na pele como subir escadas se torna algo mais fácil quando estamos nos exercitando regularmente. Mas quando isso se trata do nosso cérebro e humor, a conexão não fica tão evidente.

Afirmar “liberação de endorfina” é algo que dizemos para soar inteligente sem saber de verdade o que isso significa. Segue o que de fato acontece:

Quando você começa a se exercitar, seu cérebro assume que isso é um momento de stress. A medida que os batimentos cardíacos aumentam, seu cérebro pensa que você está ou brigando com um petista inimigo ou correndo da polícia dele. Para proteger você e seu cérebro do stress, seu corpo libera uma proteina chamada BDNF(Brain-Derived Neurotrophic Factor). Esse BDNF tem um elemento protetor e ao mesmo tempo reparador para os neurônios da sua memória atuando como um reset de um switch. É por isso que muitas vezes sentimos tão à vontade e as coisas ficam tão mais claras após o exercício. E, eventualmente, também ficamos com essa sensação de felicidade.

Ao mesmo tempo, endorfina, outro químico que atua contra o stress, é liberado no cérebro. Este é o principal propósito da endorfina, segundo McGovern:

A endorfina tende a minimizar o desconforto do exercício, bloqueando o sentimento de dor associando um sentimento de euforia.

No geral, há muita coisa acontecendo dentro do nosso cérebro e é, de fato, muitas vezes, muito mais atividade ocorre quando nos exercitamos que quando estamos apenas sentados ou realmente concentrados mentalmente:

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Portanto, BDNF e a endorfina são as razões pelas quais exercitar nos faz sentir tão bem. A parte um pouco assustadora é que eles têm um comportamento muito similar e viciante como a morfina, a heroína ou a nicotina. A única diferença? Bem, é realmente bom para nós.

Agora, aqui é onde tudo começa a ficar interessante. Sabemos os fundamentos básicos de por que o exercício nos faz felizes e o que acontece dentro de nossas células cerebrais. A parte mais importante para descobrir agora, é, naturalmente, como podemos desencadear isso de uma forma otimizada e mais duradoura.

Um estudo recente da Universidade de Penn State deu alguma luz sobre o assunto e os resultados são mais do que surpreendentes. Eles descobriram que, para ser mais produtivo e mais feliz em um determinado dia de trabalho, não importa o quanto você se exercita regularmente se você não tiver feito exercício físico naquele dia em particular:

Aqueles que fizeram exercício físico no mês anterior, mas não no dia em questão, geralmente desempenharam melhor no teste de memória que aqueles que são sedentários, mas não tiveram uma performance tão boa quanto aqueles que fizeram exercício físico na manhã do mesmo dia.

O autor de best-seller Gretchen Reynolds escreveu um livro inteiro sobre “Os primeiros 20 minutos”. Para alcançar o nível mais alto de felicidade e benefícios para saúde, a chave não é se tornar um atleta profissional. Pelo contrário, uma quantidade muito menor de exercícios é necessária para atingir o nível de satisfação e produtividade todos os dias:

Os primeiros 20 minutos de exercício, se alguém é realmente sedentário, provê a maior quantidade de benefícios para saúde. Você prolonga a vida, diminui riscos de doença – tudo isso vem nos primeiros 20 minutos de atividade.

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Então, realmente, você pode relaxar e não se preocupar demais com um próximo treino matador. Tudo que você precisa são 20 minutos de exercício físico com foco para alcançar um alto nível de satisfação todos os dias:

Ao fazer exercícios, as pessoas sentem-se significativamente melhores. Esse sentir permaneceu igual por alguns dias após a prática do exercício com excessão da calma que foi se deteriorando – Universidade de Bristol

Agora, é sempre bom dizer que praticar exercícios regularmente ou até mesmo todos os dias é mais fácil escrevendo que fazendo. No fim das contas, um pouco de foco é essencial para ajudar a criar esse hábito de se exercitar diariamente. Note que a parte mais importante  é que se exercitar é um hábito chave, segundo Charles Duhigg, best-seller do New York Times e autor do livro “O Poder do Hábito: Porque nós fazemos o que fazemos na vida e nos negócios“. Isso significa que o exercício diário pode não apenas nos trazer uma ótima sensação de satisfação, mas também crescimento para outras áreas na nossa vida.

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Para manter o foco e a disciplina necessários para a prática diária de exercício físico, sugiro registrar tudo, caso você não tenha uma pulseira tipo Jawbone, FitBit ou Nike Fuel Band, os aplicativos Nike+ ou RunKeeper para quem costuma correr e caminhar e o Strava pra quem curte mais dar uma pedalada.

Não subestime o descanso, ele é tão importante quanto ser produtivo
O descanso é uma importante parte da nossa saúde. Descansar rejuvenesce o corpo, mente, estado de espírito e está diretamente ligado ao aprendizado e funções da memória. Por outro lado, não ter o descanso mínimo necessário, você pode ter sua imunidade, memória e nível de stress afetados negativamente.

É elementar desenvolver um hábito de dormir o suficiente todas as noites. Se preciso sacrifique outras atividades em favor de dormir sempre em horários semelhantes com objetivo de dormir o quanto for necessário. Não, não são 15 horas de sono. 8 já são mais que suficientes. Lembre-se, 30% da sua vida se passa dormindo. Portanto, ter um travesseiro minimamente decente valerá cada centavo de investimento.

Por fim, ficar sem dormir nos faz pessoas mais distraídas que custam a prestar atenção por um maior período de tempo sem contar que, quando dormimos pouco, começamos a pegar no sono no meio do trabalho e acabamos precisando de mais distrações para nos manter acordados. Nada produtivo, né?

Se você quiser registrar suas noites de sono, as pulseiras Jawbone FitBit fazem esse tipo de serviço. Atualmente, com o crescimento dos relógios como o Moto 360 e o Apple Watch, talvez novos devices semelhantes surjam e atendam essa mesma demanda.

Conclusão
Mudar de hábito não é nada fácil. O mais importante é levantar sempre que cair. E tentar novamente, quantas vezes forem necessárias. Lembre-se, são necessários no mínimo 30 dias para criar um hábito e apenas 7 dias para perdê-lo. Depois de criar um hábito, a luta se torna não perdê-lo. Se perder, não desista. Comece de novo. A diferença de qualidade de vida ao longo do tempo é gigantesca e você não vai se arrepender.

De repente, você vai perceber que consegue fechar suas tarefas em incríveis 6 horas. Também vai se dar conta que dá tempo de fazer tudo o que precisa com 24 horas por dia, inclusive dar atenção para sua família, fazer um esporte, manter sua leitura em dia, etc. Eventualmente, você também notará que os resultados pessoais aumentaram, que você se tornou uma pessoa muito mais agradável, comprometida e competente. Parece que vale a pena, não acha?

Este artigo possui traduções, adaptações e uso como fonte de Paul Klipp, CamMi Pham, Selene Chew e Yishian WongFast CompanyLeo Widrichkatapulsemusic e D. Sinclair Terrasidius

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Sobre Matt Montenegro

Matt Montenegro é fundador do Barba Ruiva, que funciona como um guarda-chuvas para o Beved, um mercado livre de cursos online, o Vida de Startup, este blog onde é escritor e criador e o Aio, um YouTube corporativo para base de conhecimento, comunicação interna e mini-treinamentos para empresas. Também é formado em Comunicação Social(Publicidade) na Newton Paiva, Pós-Graduado em Design de Interação na PUC e especialista em User Experience. Além de ser o criador do grupo SUPBRA, participou dos 2 anos do videocast Terceiro Turno e é membro ativo do SanPedroValley, comunidade auto-gerenciada de startups da região metropolitana de Belo Horizonte.

  • Muito bom conteúdo, Matt… Gostei bastante e como sou um estudioso do crescimento pessoal e da produtividade, este artigo vai ficar nos meus arquivos para consultas sempre que necessário. Sucesso com o blog :)

    • Obrigado, Chico! Vamos aqui firmes, passo a passo 😉

  • Guilherme Araujo

    Muito bom, Matt. Parabéns pelo blog. Posts de altíssima qualidade. Obrigado por compartilhar.

    • Obrigado, @disqus_LI4F54Kgym:disqus! Fico muito realizado ao saber que o conteúdo está agradando. Vamo que vamo que tem muita coisa bacana para publicar nas próximas semanas! :) Obrigado por acompanhar!

  • Fábio Garcia

    SHOWWW

    • Valeu Fábio! :) #tamojunto

  • Excelente post e dicas, parabéns! Mini-hábitos também ajudam, pra quem nunca ouviu falar: http://minihabits.com

    • Legal, obrigado pela dica!

  • Eduardo Ferreira

    “O poder do hábito” deveria ser um livro obrigatório para empreendedores. Na verdade, para qualquer um…hehe.

    • Com certeza. Nós temos muito o que aprender ainda. Vamos passo a passo.

  • Victor Maia Mignone

    Parabéns pelo artigo Matt, muito bem estruturado e vários tapas de luva na cara.

    • Valeu, @victormaiamignone:disqus! Não deixe de compartilhar com os amigos. Se tiver alguma dica bacana, é só dizer também 😉

      • Victor Maia Mignone

        Matt, dentro das dicas de time-tracking, descobri faz pouco tempo o Toggl. Associado ao asana e outros to-do lists é bem eficiente, principalmente quando utilizado junto da técnica do pomodoro. Abs

  • Daniel Silva

    Parabéns pelo post! Conteúdo agradabilíssimo de ler.

    • Obrigado! Espero que consiga manter essa linha agradável para leitura 😉

  • ffreitasalves

    Tá lindo esse blog! E esse post!

    • Obrigado meu caro! Não deixe de compartilhar com os amigos 😉

  • Maurimar Carneiro

    Parabéns pelo artigo, completo e muito bem escrito. Indico a leitura do blog do James Clear, os artigos dele sobre produtividade e gestão de hábitos são excelentes!

    http://jamesclear.com/identity-votes

    • Muito bom, Maurimar! Obrigado por compartilhar!

  • Bruno Marchezini

    Excelente artigo, Matt. E como disse o Eduardo Ferreira, “O poder do hábito” deveria ser leitura obrigatória.

    • Obrigado Bruno. Concordo com vocês. Vou recomendá-lo depois por aqui 😉

  • Artigo muito bom, Matt! Principalmente por ser tão bem pesquisado… Muita gente fala de produtividade por aí, mas poucos mostram o “como”. Ah, a tecnologia… E de todos os apps, o Evernote é o melhor! ahahah

    • Valeu, Leo! O que eu mais uso é o Desktime. Me ajuda muito.

  • Rafael Leão

    Muito bom! me incentivou a instalar o Desktime! e a fazer sempre os 20 mins de exercícios! vlw

    • Obrigado, Rafael! Não deixe de assinar nossa news 😉

  • Juliana Saldanha

    Muito bom, Matt. Post super completo.

    • Obrigado, Juliana! Não deixe de assinar a news para receber artigos com exclusividade 😉

  • Tiago Santos

    Matt, vc faz Pomodoro com o DeskTime? Ou utiliza outra aplicação pra contagem dos períodos? (25-5-25-…-25-15-etc). Estou perguntando especialmente sobre uma app pro Mac. Já testei várias, sem sucesso so far.

    • andresgir

      Já experimentou o aplicativo PomoDone? Ele até integra perfeitamente com Asana, Trello e Evernote.

  • Ótimo artigo! Curto muito métodos para melhorar a produtividade. Já tinha utilizado um app parecido com o DeskTime, mas não tão completo. Vou fazer um teste nele. Gostei bastante do Pocket também! Outro aplicativo muito bom para criar hábitos é o Lift (https://www.lift.do/), com ele você faz umas checklists semanais, bem legal :)

  • felansu

    Matt, excelente artigo !

    Acredito que 10 minutos de meditação diária também ajudem a tranquilizar o nosso “macaco louco”.

  • Marcílio Quintino

    Muito legal esse artigo, meus parabéns Matt. Uma dúvida, quais desses métodos você utiliza com a equipe da sua startup? Testei o pomodoro e recebi algumas críticas de funcionários….

  • Antonio Pessan

    A análise do Matt está quase perfeita. Há uma ou outra coisa que não
    vale ressaltar frente ao conteúdo total. Tenho visto aqui muitos
    comentários e soluções fantásticas de pseudo conhecedores de
    produtividade tão distantes da realidade que, as vezes até me envergonha
    dizer que sou consultor de produtividade. Sugiro aos participantes e
    consultores de produtividade que leiam este artigo e façam uma reflexão
    antes de falarem em produtividade, que de fato gera muitos artigos
    teóricos, porém sem nenhum significado prático.

  • Matheus Moreira

    Velho, doido demais!! já começou a funcionar comigo. Se não, eu não teria chegado no fim da leitura kkkkkkkkkk PARABÉNS.

  • Rafael Alves Dias

    Excelente artigo Matt!
    Acabo de colar post-its em cada canto da minha sala, lembrando do que realmente é importante para o aumento de produtividade.